Ondernemers zijn soms een ras apart als het gaat om productiviteit en gefocust werken. Ideeën en wilde plannen zijn er genoeg. Ambitieuze dromen ook. We zien het eindpunt vaak al helemaal voor ons, of het nu een nieuwe online cursus is, een E-book, een nieuw programma… Aan de inspiratie ligt het niet.
Maar het probleem is dat we vaak veel te snel overstappen op nieuwe ideeën en projecten, terwijl we de oude projecten nog niet eens hebben afgerond. We zijn nog niet eens begonnen aan ons nieuwe project of we hebben al weer een nieuw idee waar we mee aan de slag willen gaan.
Herkenbaar?
Iets wat echt kan helpen met het afronden van projecten en daadwerkelijk gedaan krijgen van taken is het plannen van je werk – en dus niet alleen je afspraken, maar ook echt tijd reserveren om áán taken te werken – in je agenda. Dit wordt ook wel time blocking of calendar blocking genoemd.
Ik noem het echt een heilige graal, want man wat is dit een game changer. Zeker als je zelf je agenda in kan delen (wat toch meestal het geval is als ondernemer) dan gaat dit je echt enorm helpen om productiever te worden. Want één ding is duidelijk: als jij niet zelf de controle neemt over je dag indeling, dan gaan de alledaagse taakjes en ad hoc dingen de show runnen.
Vandaag deel ik hoe time blocking je kan helpen en waarom je hier écht mee zou moeten starten als je dit nog niet doet.
Wat is time blocking eigenlijk?
Met time blocking ga je dus een blok tijd reserveren om aan één taak of aan gelijkaardige taken te werken. Je gaat dus tijdens dat blok enkel en alleen aan die taken werken die je van tevoren voor jezelf bedacht hebt. Dus in plaats van dat je gedurende de dag aan de zaken op je to-do list gaat werken en af en toe iets afstreept van die lijst, ga je nu doelgericht aan de taken werken die je voor jezelf hebt ingepland.
Time blocking valt of staat bij het van tevoren plannen. Je gaat dus niet op het moment zelf bedenken ‘wat zal ik nu eens gaan doen?’. Nee, je gaat op vaste momenten – ‘s ochtends voordat de dag begint, of bijvoorbeeld op vrijdag voor de daaropvolgende week – je tijdsblokken indelen en bepalen wat je wanneer gaat doen. Ik doe dit zelf altijd per week. Je gaat dan dus al je to-do’s bekijken en bedenken welke het belangrijkste zijn (dit kan je doen met de 80/20 regel of met de Eisenhower matrix). Vervolgens ga je ze inplannen rondom de afspraken en dingen die al vast staan in je agenda (lees hier mijn artikel over hoe je handig je agenda in kan delen).
Natuurlijk kan het wel eens voorkomen dat je verkeerd hebt ingeschat hoeveel tijd je nodig hebt. Je kan dan makkelijk een ‘blok’ verschuiven naar een andere dag (dat is o.a. ook waarom ik het zo prettig vind om te werken met een digitale agenda en niet met een fysieke planner).
Time blocking kan je helpen als jij:
- Merkt dat je gedurende dag constant wordt onderbroken (telefoontjes, mailtjes, whatsappjes of andere zaken)
- Het moeilijk vindt om tijd te vinden om echt even áán je bedrijf te werken. Dus strategisch nadenken over de volgende stap, waar wil je over 12 maanden staan, een goed plan maken.
- Veel verschillende projecten en taken tegelijkertijd hebt.
- Teveel ‘reactief’ bezig bent in je bedrijf. Dus je reageert direct als je een inkomend bericht krijgt, waardoor je uiteindelijk echt wordt geleefd en niet zelf in control bent van wat je op een dag gedaan krijgt.
Waarom maakt time blocking je nu zoveel productiever?
#1 Je creëert een commitment met jezelf
Doordat je een commitment hebt met jezelf om ergens aan te werken in een tijdsblok, word je een stuk minder afgeleid door alle andere zaken van je to-do list. Want je weet: ik ga me nu focussen op taak X. Alleen al door het timeblocken zelf ga je dus minder uitstellen.
#2 Focus
Je hebt meer focus tijdens het werken aan je taken omdat je je 100% ergens op gaat richten. In plaats van dat je de dag begint met een eindeloze to-do list, weet je nu: ik ga me een uur hierop richten. Dit zorgt ervoor dat je minder wordt afgeleid en helpt echt voor je mindset en motivatie om iets af te krijgen. In plaats van te multitasken, ga je echt single tasken.
Ik merk zelf dat ik het ook echt makkelijker vind om afleidingen te negeren als ik werk met dit soort timeblocks. Want ik weet bijvoorbeeld: om 16uur heb ik een half uur ingepland om email te checken. Dus dan hoef ik dat ook niet meer tussendoor te doen.
Omdat het zo goed bijdraagt aan een betere focus is time blocking ook één van de methodes die Cal Newport aanraadt in zijn boek ‘Deep Work’. Hij zegt hierover: “Sometimes people ask why I bother with such a detailed level of planning. My answer is simple: it generates a massive amount of productivity. A 40 hour time-blocked work week, I estimate, produces the same amount of output as a 60+ hour work week pursued without structure.”
#3 Er zit een eindtijd aan
Ook niet onbelangrijk – want anders gaan we soms eeuwig door met de punten op de i te zetten 🙂 Doordat je echt een begin en een eindtijd op een bepaalde taak zet, worden je perfectionistische trekjes de kop in gedrukt! Je moet het namelijk af hebben tegen een bepaalde tijd en dan moet je door naar de volgende taak. Geen tijd meer om eindeloos te tweaken en verbeteren. Op een gegeven moment moet je gewoon zeggen ‘zo is het goed’.
#4 Je gaat veel realistischer plannen
Omdat je alles in je agenda zet, moet je gaan inschatten hoe lang te denkt ergens mee bezig te zijn. En zodra je alles naar je agenda gaat verplaatsen en je agenda gaat ‘blocken’ voor bepaalde taken, zal je vaak zien dat je to-do list iets te ambitieus was 🙂 Je krijgt dus alleen al door het inplannen van de taken in je agenda een veel beter beeld van wat er haalbaar is en wat niet.
Als je dit vaker doet zal je zien dat je ook beter wordt in het inschatten van hoeveel tijd je ergens voor nodig hebt. Waardoor je dus steeds productiever wordt.
#5 Het zorgt ervoor dat je daadwerkelijk aan de slag gaat met je projecten
In plaats van dat het op een to-do lijst blijft zweven, wordt het daadwerkelijk ingepland. En ja, je moet het natuurlijk ook nog daadwerkelijk gaan doen, maar het start natuurlijk al bij het inplannen van die taak en de tijd ervoor reserveren.
#6 Je hoeft niet meer te kiezen op de dag zelf waar je aan gaat werken
Dit is misschien nog wel het grootste voordeel. Doordat je van tevoren dus hebt besloten waar je aan gaat werken hoef je hier op de dag zelf dus niet meer over na te denken. Je hoeft alleen maar uit te voeren. En als je even afgeleid raakt (wat mij vaak genoeg overkomt), kijk je gewoon weer even in je agenda om jezelf er aan te herinneren wat je nu eigenlijk zou moeten doen.
Nog wat losse Time Blocking Tips:
- Het werkt alleen als je ook echt letterlijk tijd blokkeert in je agenda. Het handigste vind ik hiervoor een digitale agenda zoals Google Calendar.
- Als ik meerdere kleinere taakjes heb dan bundel ik deze vaak samen in één ‘blok’. Denk aan ‘facturen betalen’ of losse administratieve persoonlijke dingen. Dus als ik bijvoorbeeld meerdere mensen moet bellen, dan maak ik een blok van 1 uur of 1,5 uur in mijn agenda voor ‘telefoontjes’. In Google Calendar kan je dan in de description schrijven wie je moet bellen + de telefoonnummers. Als ik dan ‘s ochtends nog opeens bedenk dat ik nog iemand anders óók moet bellen, dan kan ik dat heel makkelijk aan het digitale agenda item toevoegen. Hier ga je dus eigenlijk meerdere taken ‘batchen’ in één tijdsblok.
- In Google Calendar kan je ook heel makkelijk de verschillende blokken andere kleurtjes geven (bijv groen voor persoonlijke taken, rood voor werk gerelateerde zaken, etc). Zo heb je in één oogopslag al een goed overzicht van hoe je dag eruit gaat zien.
Zo zie je maar weer, productiever worden hoeft echt niet moeilijk te zijn. Je denkt misschien dat het zonde van je tijd is om alles van te voren in te plannen, maar je zult zien dat je uiteindelijk veel productiever wordt en tijd wint: want je krijgt eindelijk dingen gedaan. Als je geen controle hebt over je agenda is het namelijk hééél makkelijk om afgeleid te worden door alle inkomende emails en telefoontjes en alle nieuwe ideeën die je plots hebt en waar je mee aan de slag wil gaan. Bovendien: doordat je van tevoren al alle beslissingen neemt over wat je wel en niet gaat doen, bespaar je ook tijd.
