Je hebt een mooi notitieboekje waarin je al je to-do’s netjes bijhoudt. Of misschien gebruik je wel een digitaal appje zoals Microsoft To Do of Trello om je taken in bij te houden. Of misschien ben je nog helemaal niet zo georganiseerd en liggen er allerlei verschillende post-its en losse notitieblokjes op je bureau met verschillende lijstjes.
En daarnaast heb je je digitale agenda, of fysieke planner. Je hebt altijd geleerd dat je daarin alleen je echte afspraken zet. Verjaardagen, etentjes, bezoekjes aan de huisarts.
Alleen waar de meeste mensen de mist in gaan, is dat ze elke dag vanuit die to-do list gaan werken. Je hebt één lange to-do list die je constant aanvult met allerlei nieuwe taakjes. En soms loopt er ook van alles door elkaar heen, privé, werk, dingen die gedaan moeten worden voor het huis etc.
Dus de fout die veel mensen maken is dat die taken uit die to-do list niet daadwerkelijk worden gepland in hun agenda. En doordat die taken niet zijn gepland, zijn ze een stuk minder productief. Om productiever te worden is het wat mij betreft dus super belangrijk om niet alleen goed je taken bij te houden in een to-do list, maar om dit ook daadwerkelijk te vertalen naar een plan in je agenda, en om tijd te gaan inschatten en tijd te gaan reserveren voor die taken.
De grootste nadelen van enkel en alleen werken met een to-do list:
- Je ziet niet wat er prioriteit heeft. Dus wat is het meest belangrijke in je bedrijf, wat gaat je het meest vooruit helpen? Doordat je dit overzicht mist, loop je het risico dat je minder belangrijke dingen gaat doen, zaken die je niet echt vooruit gaan helpen.
- Wij mensen vinden het lekker om iets af te strepen van onze to-do list. Als we het niet gaan inplannen, lopen we het risico dat we op de dag zelf onbewust de taakjes gaan pakken die ‘makkelijker’ zijn, puur zodat we die kunnen afstrepen.
- Er is totaal geen accountability. Het staat wel op een lijstje, maar hoe ga jij bijhouden dat je die dingen ook daadwerkelijk gaat doen?
- Op een to-do list kan je geen onderscheid maken tussen de taken in omvang en in benodigde tijd. Terwijl ze vaak niet gelijkaardig zijn. Soms staat er in een to-do list zowel de taak ‘brief posten’ als de taak ‘online cursus opzetten’. Een brief posten kost maar een paar minuten maar een online training opzetten is natuurlijk een gigantisch project. En dat verschil wordt niet goed gereflecteerd in alleen een to-do list.
- Je hebt geen goede inschatting van hoeveel tijd je nodig hebt om een taak af te ronden.
Wil je dus productiever gaan werken, dan moet je een prioriteit gaan aanbrengen in dit lijstje, en vervolgens de taken gaan inplannen in je agenda.
Voor mij is dit inzicht (het vertalen van je taken naar timeblocks in je agenda) echt een van de grootste hacks geweest op gebied van productiviteit. Je krijgt veel meer gedaan op deze manier, plús, je krijgt ook een veel beter idee van wanneer je iets af gaat krijgen.
