Als je me al een tijdje volgt, dan weet je dat ik een enorme fan ben van processen en workflows uitschrijven. Omdat ik door de jaren heen gewoon heb ervaren dat het werkt. En dat het je tijd gaat opleveren.
Toch merk ik regelmatig dat ondernemers een beetje in de weerstand schieten als ik ze vertel dat puur door je processen te documenteren, je enorm veel tijd kan gaan winnen. “Ik wéét toch alle stappen al, waarom zou ik het opschrijven?”, of “is dit niet ontzettend overdreven?”.
Als jij zo iemand bent, dan vertel ik je graag over het boek ‘The Checklist Manifesto’, geschreven door Atul Gawande.
In dit boek maakt de schrijver het onderscheid tussen twee soorten fouten die wij maken:
- Fouten die we maken omdat we iets niet weten
- Fouten die we maken omdat we iets vergeten (we weten het dus wel, maar we doen het niet)
De schrijver – die trouwens chirurg is – deelt het onderzoek dat hij deed in allerlei verschillende industrieën en hij komt tot de conclusie dat de meeste fouten behoren tot de tweede categorie. We weten dus wel genoeg, alleen passen we op de één of andere manier die kennis niet altijd toe.
Hij vertelt hoe ervaren chirurgen tot niet zo lang geleden nog geacht werden alles uit hun hoofd te weten. Dus omdat een ervaren chirurg zo vaak een bepaalde operatie had uitgevoerd, werd hij of zij geacht alle stappen uit zijn of haar hoofd te kennen. Maar de schrijver merkt op dat in ‘the heat of the moment’ artsen soms vergaten om een cruciale vraag te stellen aan patiënten. Of ze sloegen soms een hele kleine stap over in het proces. En zo maakten hele competente mensen dus fouten met desastreuze gevolgen.
Vervolgens gaat de schrijver op bezoek bij andere industrieën. Onder andere bij Boeing, waar hij ziet dat de werknemers werken met extreem gedetailleerde checklists. Hij komt daarna terug met de oplossing, namelijk dat men in ziekenhuizen ook moet gaan werken met checklists. Voor elke procedure die meer dan één keer terugkomt, zou volgens hem een gedetailleerde checklist moeten zijn.
Met zijn ‘safe-checklists’ voor chirurgen heeft deze schrijver vervolgens een ongekend succes over de hele wereld gekend. Het is een enorm interessant verhaal (het boek is zeker een aanrader!).
Waarom ik je dit vertel: het maakt niet uit hoe goed je ergens in bent. Een checklist kan altijd jouw resultaat verbeteren.
Dus ga eens na voor jezelf: welke terugkerende taken heb jij in je bedrijf waar je een checklist voor zou kunnen maken? Of een documentje met kort alle stappen beschreven, zodat je zeker weet dat je niets vergeet?
Als jij misschien een blogpost schrijft, moet je misschien elke keer weer opnieuw zoeken naar die handige link met stockfoto’s? Oplossing: zet de hyperlink in een documentje. Of als je een caption schrijft voor je Instagram post moet je misschien telkens opnieuw nadenken over welke hashtags je gebruikt? Oplossing: zet je veelgebruikte hashtags in een documentje, zodat je alleen nog maar hoeft te copy-pasten.
