Veel mensen verspillen kostbare tijd aan email. Telkens weer wordt de email inbox geopend en opent zich een lijst vol mailtjes waarvan je denkt ‘dit doe ik later wel’. Je leest het mailtje kort om in te schatten wat de taak is en bepaalt dan dat je het niet nu, maar later op gaat pakken. Later moet je echter dan toch nog een keer evalueren wat je met deze email gaat doen en dit kost dan nog een keer tijd en energie. Zeker voor email is het zeker niet ongebruikelijk dat dit patroon zich meerdere malen voordoet voor één enkele mail.
Elke keer dat je zo’n mailtje dus gaat her-evalueren, ben je eigenlijk kostbare tijd aan het verspillen. En als je dit maar vaak genoeg doet dan zijn al die minuutjes best wel veel tijd over de duur van een jaar. Zeg dat je 4 mailtjes hebt in je inbox. En elk mailtje kost 2 minuten om te lezen. Zeg dat je telkens pas actie gaat ondernemen bij de derde keer dat je het leest. Dan heb je het al over in totaal een kwartier dat je verloren bent. Slechts een kwartier per dag, vijf dagen per week, in een jaar met 48 werkweken… dat is dus al 60 uur dat je verliest – meer dan een werkweek!
Het advies wat hiervoor vanuit de time management literatuur wordt gegeven is het OHIO principe: Only Handle It Once. Uiteraard kan je dit niet toepassen op alle taken die je hebt, maar wel op heel veel zaken, zowel zakelijk als privé. Enkele voorbeelden:
- Fysieke post
- Opruimen in huis
- Afspraken inplannen
Het idee is over het algemeen dus dat zodra je een inkomende actie of taak krijgt, je direct bepaalt wat je er mee gaat doen. Over het algemeen geldt hier de regel: kan het in 2 minuten, doe het dan direct. Heb je langer nodig, plan dan om het op een later moment te doen. Uiteraard moet je even kijken naar je persoonlijke situatie om in te schatten of 2 minuten passend is. Sommige mensen zetten deze grens op 5 minuten. Grof gezegd zijn er naar aanleiding van dit principe 3 mogelijke handelingen bij elke binnenkomende taak:
- Direct handelen/uitvoeren
- Delegeren
- In een to-do lijst zetten
Wat je in elk geval niet wil, is dat je geen beslissing neemt over wat je ermee gaat doen. Dat is namelijk het tegenovergestelde van het OHIO principe.
Zoals ik aan het begin van dit artikel al aangaf werkt dit voor mij met name bij mijn email. Want dit is typisch iets waarbij het op de loer ligt om mailtjes veel te lang te laten liggen. Ik vind het zelf ook goed werken bij opruimen in huis bijvoorbeeld, of een stapel post wegwerken.
*Ben jij op zoek naar manieren om nog slimmer om te gaan met je tijd? Download dan hieronder de gratis gids: ‘Hack je workflows’. Hierin deel ik 3 bewezen strategieën om meer tijd over te houden in je bedrijf 👇.
