Als je me al iets langer volgt weet je inmiddels dat ik nogal fan ben van plannen. Maar plannen is natuurlijk nog geen garantie dat je daadwerkelijk ook je doelen gaat behalen of je project gaat afronden. Je moet het vervolgens ook nog gaan DOEN. En om zaken gedaan te krijgen is het belangrijk dat je echt gefocust aan taken gaat werken. Ik las hier recent ook een boek over, ´Deep Work´, van Cal Newport. Hij zegt onder andere:
“An interruption, even if short, delays the total time required to complete a task by a significant fraction.”
Misschien herken je dat wel. Dat je aan het werken bent aan een projectje en je even wordt afgeleid. Door de pakketbezorger die aanbelt. Of een whatsappje dat binnenkomt. Het duurt dan altijd toch weer even om je te herpakken en je focus terug te brengen naar waar je mee bezig was. En dat is allemaal verloren tijd.
Voor onze productiviteit is het dus super belangrijk dat we zorgen voor ‘deep work’ of focus. Want dan komen we in een flow en gaan we sneller en beter werken. Maar hoe zorgen we nou voor die focus?
In deze blogpost deel ik de stappen die mij enorm hebben geholpen bij het creëren van meer focus in mijn werk.
1. Batch je taken
Ik ben helemaal gek op batchen, want sinds ik hiermee ben begonnen heb ik een stuk meer rust gekregen. Bekijk je volledige to-do list en ga gelijkaardige taken bundelen. Als jij bijvoorbeeld zowel voor je blogposts als voor je instagram posts nog foto’s moet maken, is het handig dat je die in één sessie maakt.
Eén van de redenen dat we snel zijn afgeleid of dat we ons niet kunnen focussen, is omdat we niet goed de taken hebben gebatcht. Voor je focus tijd is het belangrijk dat je in een soort flow komt. En dat kom je door gelijkaardige taken te doen. Veel mensen maken de fout door hun projecten te batchen. Dan blokkeren ze bijvoorbeeld 3 uur om aan blogposts te werken, maar dan gaan ze nog steeds eerst blogpost 1 volledig afmaken en vervolgens blogpost 2 van a tot z uitwerken. Beter is om te batchen in taken. Dus eerst alle blogposts schrijven, vervolgens voor alle blogposts de afbeeldingen zoeken, vervolgens allemaal uploaden in je admin systeem, vervolgens allemaal inplannen.
2. Timeblock je focus tijd
Marketinggoeroe Amy Porterfield noemt dit de ‘tiger time’. De tijd waarin je echt volledig geconcentreerd iets uit kan werken. De tijd waarin je bijvoorbeeld aan een nieuw project wil werken (het opzetten van een lanceringsplan, het high level uitschrijven van de opzet van je nieuwe online cursus). Zorg ervoor dat je dit timeblockt, dat wil zeggen dat je er tijd voor reserveert in je agenda. Dus ‘block’ bijvoorbeeld 3 uur op een dinsdagmiddag om te werken aan een bepaald project waarvoor je écht focus nodig hebt. En reserveer dit ook daadwerkelijk in je agenda. Wil je meer weten over hoe ik timeblocking gebruik? Check dan ook deze blogpost.
3. Bescherm je focus tijd
Klinkt heel simpel, maar je hebt niets aan focus tijd als je het niet ook beschermt. Dus: zorg ervoor dat er geen echtgenoot of kinderen je kunnen storen, zet je notificaties uit, zet het geluid van je telefoon uit, of beter nog, leg deze in een andere ruimte. Ik heb mezelf inmiddels de gewoonte aangeleerd dat ik mijn telefoon op stil zet als ik me echt moet focussen. Als mensen me bellen dan moeten ze maar een bericht inspreken op mijn voicemail en dan beluister ik dat later wel terug.
4. Zorg voor een goede voorbereiding
Een van de grootste redenen dat we ons niet kunnen focussen op de taak, is dat we niet goed zijn voorbereid. Je wil je focus tijd optimaal kunnen gebruiken om te knallen. Dus je moet zorgen dat alles wat je nodig hebt al gereed is. Dit doe je deels door goed te batchen (het voorbereiden is namelijk een andere taak die je op een ander moment al hebt gedaan en hebt getimeblockt). Maar zorg ook voor een goede ‘fysieke’ voorbereiding. Dus: heb je bepaalde boeken nodig of notitieblokken waar je aantekeningen op hebt staan, zorg dan dat je dat allemaal al klaar hebt liggen.
