Heb je wel eens dat je halverwege de dag denkt, “wat heb ik vandaag nu eigenlijk gedaan?”. Je bent waarschijnlijk wel druk bezig geweest, maar ben je ook bezig geweest met de echt belangrijke taken? Het is zeker niet ongebruikelijk voor mensen om moeite te hebben met het optimaal indelen van de beschikbare tijd. Zonde, zeker als je bedenkt dat tijd eigenlijk zo kostbaar is! Time management is zo belangrijk, omdat het ons meer grip op onze tijd geeft.
Wanneer je beter wil worden in het indelen van je tijd zijn er enorm veel resources beschikbaar: online video’s, boeken, artikelen… alleen al het opnemen van al die content kost ook weer tijd! Daarom bespreek ik hieronder 3 simpele eerste stappen die je kan nemen om meer grip te krijgen op je tijd.
Stap 1: Bepaal je focus met de 80/20 regel
De 80/20 regel is een concept wat o.a. aan bod komt in het boek Eat that Frog, een wereldbekende beststeller als het gaat om time management en productiviteit. Waar het op neer komt: 20% van je activiteiten zijn verantwoordelijk voor 80% van je resultaten. Als je er over nadenkt, is dit ook logisch. Niet alle taken van je to-do list hebben evenveel waarde. Het is dus belangrijk dat je je voor elke taak afvraagt of deze taak tot de 20% strategische taken behoort, of tot de 80% taken die gewoon werk zijn en gedaan moeten worden. Met welke taken ga je echt het verschil maken?
Als een vuistregel kan je stellen dat je nooit meer dan 50% van je tijd in de 80% niet-strategische taken moet steken. Is dit wel het geval, dan zou je eens moeten nadenken of je die taken kan automatiseren of delegeren.
Stap 2: Bepaal je tijdstip van de dag
Iedereen is het productiefste op een ander moment van de dag. Voor mij is dit bijvoorbeeld in de avonduren. Maar voor jou kan dit misschien juist in de vroege ochtend zijn. Probeer er achter te komen wat voor jou de uren van de dag zijn waarin je het makkelijkst ‘gefocust’ werkt.
Stap 3: Bescherm je focus tijd!
Vervolgens is het cruciaal dat je deze ‘focus tijd’ goed weet te beschermen! Voor mij betekent dit o.a. dat ik mijn telefoon op stil zet en mijn notificaties van outlook en interne chatsystemen uitzet. Zodoende kan ik écht niet gestoord worden en kan ik me volledig concentreren op hetgeen ik af moet maken. Deze stap vereist ook wat assertiviteit. Want je moet ook nee kunnen zeggen tegen mensen die je benaderen of je om een gunst vragen. Je kan dan uitleggen dat je tot een bepaald tijdstip bezig bent met een bepaalde taak, maar dat je hen bijvoorbeeld daarna wel kan helpen.
Klik hier om te lezen hoe je je alerts van Outlook uit kan zetten.
*Ben jij op zoek naar manieren om nog slimmer om te gaan met je tijd? Download dan hieronder de gratis gids: ‘Hack je workflows’. Hierin deel ik 3 bewezen strategieën om meer tijd over te houden in je bedrijf 👇.
