Ik zie vaak dat creatieve ondernemers hun agenda eigenlijk niet veel gebruiken om vooruit te plannen. We zien het toch als te beperkend, te gestructureerd, zonder ruimte voor creativiteit en inspiratie. Of te veel gedoe om daar allemaal aan te beginnen.
Het probleem is alleen dat je zonder planning vaak niet veel gedaan krijgt. Je bent gestrest en overwhelmed, je hebt het gevoel dat je geleefd wordt met 101 dingen op je to-do list… Ik ken het helemaal.
Je hebt allerlei grootste plannen en ideeën, maar ze komen niet goed van de grond, omdat je er geen grip op lijkt te krijgen.
Wat je dan nodig hebt is een goed systeem om je agenda in te delen. Zodat je altijd weet wat je op elk moment van de dag gaat doen. Zodat je zeker weet dat je je doelen haalt. Zodat je die grootste plannen van je ook daadwerkelijk tot leven kan gaan brengen!
Hieronder heb ik een 3 stappenplan uitgewerkt om je agenda in te delen als ondernemer.
Stap 1: Bedenk wat je terugkerende afspraken en belangrijke routines zijn en plan deze in je agenda
Begin met de zaken waar je niet omheen kan en zet dit in je agenda. De terugkerende afspraken die nu eenmaal vaststaan, zowel privé als zakelijk. Bijvoorbeeld de kinderen naar school brengen of halen, de wekelijkse yoga les of de wekelijkse call met je team of VA. Plan dit in je agenda zodat je er niet per ongeluk iets overheen kan plannen!
Bedenk voor jezelf wat de zaken zijn waar je een routine van wil maken. Dit kan zowel op persoonlijk vlak (bijvoorbeeld elke ochtend 15 minuten mediteren of sporten) als op vlak van je business. Misschien wil je bijvoorbeeld elke dag 15 minuten bepaalde cijfers in je business tracken/bekijken. Of misschien wil je elke dag minimaal 2 x een instagram story plaatsen. Dan helpt het om deze activiteiten op vaste momenten in je agenda te zetten. Je gaat er dan dus ook letterlijk tijd voor reserveren in je agenda door die tijdstippen te ‘blocken’. Denk ook na over wekelijkse en maandelijkse routines.
Pro tip: in Google Calendar kan je recurrente afspraken inboeken. Bijvoorbeeld voor taken die elke dag moeten gebeuren, of elke maandag, of elke maand, etc.
Stap 2: Organiseer je to-do list en plan deze in je agenda
Je gaat eerst je to-do list organiseren naar prioriteit. Je gaat dus bekijken wat de taken zijn met de hoogste prioriteit en wat de taken zijn met de minste prioriteit. Een goede manier om dit te doen is via de 80/20 regel of met de Eisenhower Matrix.
Vervolgens ga je bedenken hoeveel tijd je nodig hebt per taak, en dit ook in je agenda plannen. Probeer het hierin ruim te nemen. Over het algemeen zijn we geneigd veel te optimistisch te zijn als het gaat om het inschatten van hoeveel tijd we nodig hebben voor een project.
Stap 3: Party time! Plan rust in en tijd voor leuke dingen
Zorg ervoor dat je ook echt tijd reserveert voor jezelf, om uit te rusten en om leuke dingen te doen. Op deze manier committeer je jezelf er ook aan en is de kans kleiner dat je ‘stiekem’ gaat overwerken. Ook hier geldt: als het niet in de agenda staat gebeurt het meestal niet.
