Misschien heb je wel eens gehoord van de 80/20 regel of het Pareto Principe. Het is een concept wat veel management en productiviteits boeken aanhalen. Zo komt het onder andere aan bod in de boeken Eat that Frog en The One Thing. Ik vind het een van de handigste technieken voor time management en om eigenlijk al je taken en werk te analyzeren, zowel werkgerelateerd als persoonlijk.
Wat is de 80/20 regel?
Kort gezegd houdt het concept in dat 20% van je werk of taken verantwoordelijk zijn voor 80% van het resultaat. Als je meer gedaan wil krijgen op een dag, dan is het dus belangrijk dat je je focust op die 20% en niet op de onzin die misschien verscholen ligt in de overige 80%.
Voorbeelden van de 80/20 regel:
- We dragen meestal slechts 20% van al onze kleren
- In meetings worden 80% van de beslissingen slechts in 20% van de tijd genomen
- 80% van de omzet komt van 20% van de klanten
Uiteraard is het niet altijd echts een verhouding van 80/20, maar kan het ook soms richting de 90/10 slaan.
Prioriteiten
Ook bij het stellen van prioriteiten kan deze regel handig zijn. Wanneer je je overweldigd voelt door de hoeveelheid werk en taken die je nog moet verzetten, kan het handig zijn om de 80/20 regel erbij te halen. Welke taken behoren tot de 20%? En welke tot de 80%?
Dit kan je bijvoorbeeld doen door al je taken op te lijsten en ze een getal van 1-10 te geven om aan te geven welke het meeste waarde kunnen brengen.
Idealiter zorg je voor de 80% dat je het ofwel uitbesteedt ofwel automatiseert, ofwel overweegt om de taak volledig te schrappen.
Niet alle taken zijn evenveel waard
Een belangrijk inzicht dat je dus kan halen uit het principe van de 80/20 regel, is dus dat niet alle taken van je to-do list evenveel waarde hebben. Dit is relevant omdat je slechts beperkte tijd hebt in een dag, en je deze tijd wilt gebruiken voor de taken die het meeste waarde toevoegen.
Wat ik zelf top vind aan dit principe is dat het toepasbaar is op zowat alles in het leven, of dit nu werk is, studie, dingen die je thuis nog moet doen, etc. Het zorgt ervoor dat je de focus op de juiste zaken legt.
*Ben jij op zoek naar manieren om nog slimmer om te gaan met je tijd? Download dan hieronder de gratis gids: ‘Hack je workflows’. Hierin deel ik 3 bewezen strategieën om meer tijd over te houden in je bedrijf 👇.
