Ik krijg vaak de vraag welke systemen ik aanraad om productiever en efficiënter te werken. Vandaar dat ik vandaag met jou mijn 10 digitale tools deel die ik gebruik en die mij helpen om mijn werk en privé leven gemakkelijker te maken!
1. Google Calendar
Dit is mijn numero uno favoriete tool. Google Calendar staat bij mij al-tijd open op een tabblad. Ik weet dat er veel mensen zijn die zweren bij een fysieke planner, maar ik behoor niet tot die tribe. Voor mij werkt het gewoon veel makkelijker om digitaal mijn agenda te beheren. De voordelen van Google Calendar op een rij:
- Het is gratis
- Je kan makkelijk afspraken delen met iemand (bijv. gezinsactiviteiten sharen met je partner)
- Je kan makkelijk afspraken of taken verslepen naar een dag als dat nodig is
- Reminderfunctie: je kan instellen dat er een pop-up op je telefoon of scherm komt 15 minuten voor een afspraak
- Verschillende kleurtjes
- Mogelijkheid om afspraken recurrent in te boeken – bijvoorbeeld wekelijks, of dagelijks.
- Het is heel makkelijk om te switchen van maand naar weekoverzicht
- Je kan emojis gebruiken in je afspraken – need I say more?!
Als je meer wil weten over hoe ik mijn agenda precies gebruik, lees dan mijn artikel over timeblocking of over het indelen van je agenda.
2. Trello
Ik heb in het verleden met een aantal verschillende projectmanagement en task management tools gewerkt (bijv. Asana). Momenteel is Trello mijn favoriet, maar er zitten veel overeenkomsten in de verschillende tools. Sowieso kan ik je echt aanraden om te werken met een digitale tool om je to-do’s te verzamelen, in plaats van alles op verschillende post-its en losse notitieblokjes te hebben staan.
3. Microsoft To Do
Microsoft To Do gebruik ik dan weer meer voor privé lijstjes. Het makkelijke hiervan vind ik dan weer dat je het ook heel erg makkelijk op je telefoon kan gebruiken en je kan to-do lijstjes delen met andere mensen. Je kan bijvoorbeeld een boodschappenlijstje maken en dit delen met iemand. Je krijgt dan dus ook notificaties wanneer die ander iets van het lijstje heeft afgevinkt. Dus ik weet precies wanneer mijn man het brood in de boodschappenkar legt als hij naar de supermarkt gaat, want ik krijg een notificatie 😊
Ik gebruik het ook voor andere lijstjes, bijvoorbeeld lijstjes met boeken die ik nog wil lezen, films die ik nog wil zien, podcasts die me worden aangeraden… dat soort dingen.
4. Later
Dit is toch wel zo’n life saver. Later is een programma waarin je je instagram posts en stories kan plaatsen en die ze dan automatisch voor jou gaat posten op het tijdstip waarop je dat wil. Ik vind dit dus onwijs handig want zo hoef ik niet meer elke dag na te denken wat ga ik vandaag weer posten. Nee, ik schrijf dus alles vooruit en dan ‘schedule’ ik het voor wanneer ik wil dat het geplaatst wordt. Dit is dus ook super handig als jij een doelgroep hebt die heel erg actief is op tijdstippen dat het voor jou niet uitkomt. Dus stel jouw doelgroep is met name online rond 18uur ‘s avonds (je kan dit uit je insta statistieken halen), maar dat is voor jou net rush hour met je kids, dan is het dus wel heel handig dat je alles gewoon kunt klaarzetten en dat het op de automatische piloot wordt gepubliceerd.
5. Convertkit
Convertkit is de Email Service Provider die ik gebruik. Ik vind zelf dat het heel simpel in gebruik is. Je kan heel makkelijk forms aanmaken zodat mensen iets kunnen downloaden. Ze hebben ook salespagina’s, maar die heb ik nog niet gebruikt. De gratis versie heeft ook nog behoorlijk wat functionaliteiten.
6. Loom
Dit vind ik ook echt een uitvinding. Loom is een heel eenvoudig programma waarmee je schermopnames (bijv. Van een dia show) kan maken als een filmpje. Super makkelijk dus als je bijvoorbeeld een proces wil uitleggen aan meerdere mensen: je neemt het één keer op en je hebt gewoon een video die iedereen kan terugbekijken.
7. Canva
Dit is nog zo’n mooie gratis tool. Canva gebruik ik voor het maken van instagram posts, slides, website afbeeldingen.. alles eigenlijk. Ik heb er zelfs de uitnodigingen voor mijn huwelijk in ontworpen! Het enige grote nadeel vind ik dat je jezelf er wel makkelijk in kan verliezen 😊 voor je het weet ben je 2 uur verder omdat je gewoon iets te ver gaat in het designen.
8. Excel of Google Spreadsheets
Natuurlijk kan je deze twee heel makkelijk gebruiken voor het maken van complexe berekeningen, maar ik gebruik het ook heel graag voor het maken van projectplannen. Je kan ontzettend handig werken met kleurtjes en tabellen maken waarin je de status van al je actiepunten bijhoudt.
9. Zapier
Wie dit heeft bedacht heeft denk ik ook goud in handen. Maar Zapier is dus een systeem waarmee je meerdere systemen aan elkaar verbindt (snap je ‘m nog?). Ik gebruik zeker nog niet alle functionaliteiten. Maar ik heb bijvoorbeeld wel een ‘zap’ ingesteld tussen Convertkit en Gmail: telkens als ik een nieuwe subscriber heb in Convertkit, krijg ik automatisch een emailtje binnen op Gmail die hier melding van maakt.
Andere zaps waar je aan kan denken:
- automatisch to-do’s aanmaken in Trello bij binnenkomende email
- automatisch een terugkerende to-do laten aanmaken in Trello voor recurrente taken (bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks)
- email notificatie krijgen als iemand iets koopt in je webshop (bijv Kajabi of Shopify)
- automatisch nieuwe to-do aanmaken in Trello als iemand iets koopt in je webshop
10. Audible
Dit is de app waarmee ik audioboeken luister op mijn telefoon. Bijvoorbeeld tijdens het autorijden of klusjes in huis.
