Heb je het gevoel dat je de hele tijd brandjes aan het blussen bent? Alle taken die op je bord komen zijn urgent en moeten direct gebeuren en het liefst vandaag nog af zijn. Ondertussen liggen de belangrijkere taken daar maar te wachten tot je eindelijk tijd hebt…
In dit artikel geef ik je inzicht in de Eisenhower matrix, ook wel de urgent-belangrijk matrix genoemd. Dit wordt vaak gebruikt als een hulpmiddel om snel prioriteiten te kunnen stellen.
We zullen kort stilstaan bij de reden waarom het zo belangrijk is om onderscheid te maken tussen urgente en belangrijke taken. En hoe je deze matrix eigenlijk op alles in het leven kan toepassen.
Deze matrix is een simpele tool om stil te staan bij de lange termijn resultaten van je dagelijkse werk. Ook vraagt het om wat reflectie, je moet jezelf afvragen wat je het meest effectief in plaats van het meest productief maakt.
Urgent vs. Belangrijk
Simpel gezegd zijn er twee criteria die meespelen in de beslissing welke taak je als eerste oppakt: urgent en belangrijk. Dit resulteert in de matrix die je hieronder ziet, met voor elke kwadrant een bepaalde strategie.
- Belangrijk en urgent: direct doen!
- Belangrijk en niet urgent: op je to-do lijst zetten, vooruit plannen en doen.
- Urgent maar niet belangrijk: delegeer/besteed uit!
- Niet urgent en niet belangrijk: niet doen.
Persoonlijk ben ik het trouwens niet 100% eens met het laatste punt. Er kunnen zaken zijn die niet urgent zijn en ook niet echt super belangrijk, maar die toch moeten gebeuren. Bijvoorbeeld bepaalde administratieve taken. Ik zou dit dus eigenlijk veranderen naar ‘besteed er tijd aan indien het erger wordt als je niets doet’.
Om gebruik te maken van deze matrix, moet je dus wel al je taken kennen. Je moet ook goed weten wat je doelstellingen zijn en hoe urgent elke taak is. Onder belangrijk verstaan we alles wat bijdraagt aan je doelstellingen. Iets is urgent als het direct moet gebeuren en niet later kan worden uitgevoerd.
Ik heb zelf met name veel aan dit inzicht gehad toen ik net begon met mijn eerste baan en ik het heel erg druk had met allerlei taken die af moesten. Sowieso werkt dit als een goede leidraad telkens wanneer je in een nieuwe omgeving bent en door je beperkte ervaring nog niet alle prioriteiten goed kan inschatten: zet alle taken in dit schema en het wijst zich eigenlijk vanzelf.
De matrix als tool voor time management
Wanneer je al in een omgeving zit waar je het werk wat beter kent, kan je het schema juist voor je gaan laten werken. Dan kan je het juist gaan inzetten als een tool om meer tijd te krijgen voor de zaken die belangrijk zijn. Het verandert dan van een middel om prioriteiten te stellen naar een middel om je tijd beter te beheren.
Wat je dan moet gaan proberen is om zoveel mogelijk tijd te besteden aan het kwadrant ‘belangrijk en niet urgent’. Want eigenlijk kan je ervan uitgaan dat alles wat te lang in dit kwadrant blijft hangen, op een gegeven moment wel gaat verschuiven naar het kwadrant ‘belangrijk en urgent’. Dat is dus wat je moet zien te voorkomen. En dat kan je doen door meer tijd te besteden aan het kwadrant ‘belangrijk en niet urgent’, want hier ga je juist plannen en werken aan die doelen, nog voordat ze urgent geworden zijn.
Meer tijd creëren
Hoe zorg je er nou voor dat je meer tijd besteedt aan de taken die ‘belangrijk en niet urgent’ zijn? Eigenlijk is de enige oplossing om ervoor te zorgen dat je je taken in de andere kwadranten reduceert. Dit kan je op de volgende manieren doen:
- Besteed minder tijd aan de urgente zaken. Stel dat je momenteel 75% van je tijd kwijt bent aan de urgente zaken, probeer hier dan eens te kijken of je dit kan reduceren naar 60% of 50%. Want ook binnen de urgente taken kan je natuurlijk weer prioriteiten stellen. Wat is het meest urgente? En wat is de minst-urgente taak van de urgente taken?
- Vaker nee zeggen tegen taken die je worden gegeven. Nou begrijp ik natuurlijk ook wel dat dit wel wat makkelijker gezegd is dan gedaan 😊. Zeker als de opdracht komt van iemand in je organisatie die hoger in de hiërarchie staat. Persoonlijk ben ik daarom ook meer een fan van het ‘onderhandelen’ dan van het letterlijk nee zeggen. Er zijn meerdere zaken waarover je kan ‘onderhandelen’ wanneer het gaat over taken, maar zelf gebruik ik er meestal maar 2: tijdstip en tijd. Voor wat betreft het tijdstip kan je bijvoorbeeld zeggen dat het vandaag moeilijk wordt, maar dat je morgenmiddag wel tijd hebt. De totale tijd die ik er aan ga besteden kan ook een onderwerp van de onderhandeling zijn: “kunnen we dit nu even samen in 10 minuten oplossen?”.
Het allerbelangrijkste is hierbij dat je transparant blijft over wat haalbaar is. Niemand heeft er wat aan als je iets belooft wat je niet waar kan maken.
*Ben jij op zoek naar manieren om nog slimmer om te gaan met je tijd? Download dan hieronder de gratis gids: ‘Hack je workflows’. Hierin deel ik 3 bewezen strategieën om meer tijd over te houden in je bedrijf 👇.
