Heb je vaak het gevoel dat je achter de feiten aanloopt? Je bent druk en houdt jezelf bezig, maar zijn het ook de nuttige zaken waar je je tijd aan besteedt?
De meeste mensen houden een to-do list bij, maar komen er op de een of andere manier niet aan toe om alles af te strepen. Feit is dat alle zaken op de lijst tezamen nogal overweldigend kunnen zijn. Dus hoe vertaal je deze to-do list nou in iets waar je daadwerkelijk wat aan hebt? In deze blogpost deel ik 3 tips die voor mij goed werken.
Tip 1: brain dump – schrijf alles op je to-do list
Mij geeft het rust als ik weet dat ik alle taken die nog gedaan moeten worden, heb verzameld op één plek. Ik begin de (werk)dag dan ook altijd met een lijst maken van alle mogelijke zaken die ik die dag gedaan wil hebben. Soms denk ik midden in een vergadering of andere bezigheid opeens aan een taak die nog niet in de lijst staat. Ik zorg dan dat ik deze zo snel mogelijk in de To-Do lijst vang.
Tip 2: Elke taak van de to-do list bevat een werkwoord
Als ik tegen jou zeg ‘webinar’, dan begrijp je waarschijnlijk niet wat ik bedoel. Als ik daarentegen zeg ‘inschrijven voor webinar’ dan wordt het al wat duidelijker. Dit is precies de waarde van een werkwoord gebruiken in elke taak. Je weet namelijk in één oogopslag wat je moet doen. Een ander voordeel van werkwoorden gebruiken is dat dit het makkelijk maakt om taken te groeperen. Zo kan je bijvoorbeeld alle taken met het werkwoord ‘betalen’ achter elkaar doen waardoor je weer tijd wint.
Tip 3: break it down – behapbare en kleine acties
Deze tip helpt mij het allermeest in het productief en behapbaar maken van mijn to-do list. Een to-do item moet bestaan uit één enkele stap. Als je naar je lijst kijkt en je taken ziet staan die eigenlijk bestaan uit meerdere stappen, moet je ze uit elkaar halen en er meerdere taken van maken. Dit gaat je helpen om sneller door de to-do list te gaan en de taken worden ook opeens overzichtelijker.
Zo wordt bijvoorbeeld de taak ´factuur afronden´, verdeeld in de volgende – kleinere – taken:
- Opzoeken factuur
- Inscannen factuur
- Factuur versturen naar bedrijf X
Dit lijkt misschien ver gaan, maar als je er eenmaal aan begint om je taken in zulke kleine stappen te ontleden kan je niet meer zonder! Het maakt het veel makkelijker om één enkele taak af te ronden. Daarnaast zijn de taken op zichzelf slechts kleine stapjes. Daardoor merk ik zelf dat ik ook minder uitstelgedrag heb als het gaat om beginnen aan de taken op de to-do list.
*Ben jij op zoek naar manieren om nog slimmer om te gaan met je tijd? Download dan hieronder de gratis gids: ‘Hack je workflows’. Hierin deel ik 3 bewezen strategieën om meer tijd over te houden in je bedrijf 👇.
