Meer doen in minder tijd, dat willen we volgens mij allemaal 🙂 En als jij hier op mijn website terecht bent gekomen, is de kans groot dat jij ook op zoek bent naar manieren om efficiënter te werken en productiever te worden.
Ik ken het, je bent een creatieve ondernemer, je hebt enorme plannen en dromen, een visie en heeeel veel inspirerende ideeën….. Alleen: het komt steeds maar niet van de grond. Je bent overwhelmed door alles wat er bij komt kijken om je nieuwe projecten op te zetten, je wordt ingehaald door de rompslomp van alledag, en uiteindelijk komt er dan toch weer niets terecht van de plannen die je had.
Ik hoor je helemaal!
Wat mij enorm helpt is om mijn agenda meer te gaan gebruiken. Niet alleen voor echte afspraken, maar ook voor mijn taken. Hoe je je tijd indeelt en plant maakt namelijk echt alles uit voor je productiviteit. De truc is om ervoor te zorgen dat jij in charge blijft, dat jij je business runt en niet andersom.
In plaats van reactief te gaan werken (reageren op elk inkomende emailtje of telefoontje bijvoorbeeld) zorg je er zo voor dat je proactief gaat werken (je gaat werken aan de zaken die JIJ belangrijk vindt of die in JOUW planning staan).
Vandaag deel ik 5 tips om je agenda beter in te delen als ondernemer, zodat jij meer kan gaan shinen en kan gaan doen waar je het beste in bent.
Tip #1: Bundel je taken
Dit wordt ook wel ‘batching’ genoemd. Het is een methode om een blok tijd te reserveren in je agenda om gefocust te werken aan gelijkaardige taken. Super belangrijk is hierbij om dus je taken te bundelen per taak en niet per project. Je gaat bijvoorbeeld eerst alle images uitzoeken voor al je instagram posts, en daarna pas alle captions uitschrijven voor al je posts. Je komt dan als het ware in een soort ‘flow’ omdat je met hetzelfde sóórt werk bezig bent.
Daarnaast heb je geen ‘opstartverlies’ zoals ik het noem, de tijd die je verliest als je steeds weer switcht van context tussen verschillende taken. Stel je schrijft eerst één instagram post helemaal uit, daarna ga je de image voor die ene instagram post zoeken, daarna ga je het posten, en vervolgens begin je weer helemaal opnieuw voor een volgende post. Elke keer dat je overgaat tot een nieuw type taak (bijvoorbeeld de switch van het schrijven naar het zoeken van de image), moet je waarschijnlijk weer een nieuwe tool of app openen, en moet je ook qua breinwerk weer even schakelen naar deze nieuwe taak. Je verliest hiermee dus tijd. Ook hierom is het efficiënter om al dezelfde soorten taken achter elkaar te doen.
Dus: bundel de taken die gelijkaardig zijn. Plan bijvoorbeeld een hele dag of een halve dag om te werken aan al je instagram content. Of aan je emails.
Tip #2: Check je mailbox op vaste momenten
Dit is een gouden tip die jaren geleden heb overgenomen uit ‘The 4 hour workweek’ van Tim Ferriss. In het boek gaat de schrijver vrij extreem met dit idee, maar het komt er op neer dat je een aantal vaste momenten uitkiest op een dag waarop je je email inbox opent. Tim Ferriss doet dit blijkbaar zelfs maar één keer per week. Bijvoorbeeld ‘s ochtends tussen 9u en 10u en ‘s middags tussen 16u en 17u. Ik vind dit echt een gouden tip omdat het enorm veel rust geeft. Je wéét dat je tussendoor niet hoeft te reageren op inkomende mails omdat je al een tijdsblok gereserveerd hebt in je agenda om hier aan te werken.
Doordat je je inbox alleen op die vaste momenten checkt, voorkom je ook dat je dezelfde email meerdere keren opent zonder dat je hier iets mee doet. Dit heet het OHIO principe (Only Handle It Once).
Tip #3: Timeblocking
Daarmee kom ik op mijn derde tip: timeblocking. Wie mij al langer volgt weet dat ik hier echt fan van ben. Als puber vond ik het al heerlijk om alles uit te schrijven in mijn (toen nog) papieren agenda en met mooie gekleurde markers alle taken te highlighten. En nu doe ik eigenlijk exact hetzelfde in mijn digitale agenda. Hier werk ik namelijk ook met kleurcodes 🙂
Bij timeblocking ga je eigenlijk je agenda inplannen in blokken van tijd. In één ‘blok’ tijd ga je je op één project of taak focussen.
Doordat je het hebt ingepland in je agenda en het hier echt ‘zwart op wit’ staat, creëer je ook een soort commitment voor jezelf: het staat er nu eenmaal geschreven dus je ‘moet’ het dan ook wel doen. Echt een soort mental hack die veeeel beter werkt dan iets gewoon op een to-do list schrijven waar het gewoon verzandt tussen alle andere to-do’s.
Voor mij werkt dit dan ook enorm goed voor de dingen die ik steeds maar blijf uitstellen en waar ik tegen op zie. In mijn geval soms administratieve zaken, zoals dingen die ik bijvoorbeeld nog moet uitzoeken voor mijn belastingaangifte, ik noem maar wat. Als ik dan voor mezelf een uur in plan op maandagochtend om dit uit te zoeken, creëer ik echt die commitment naar mezelf toe en weet ik dat ik het ook daadwerkelijk ga doen.
Het zijn simpele tips, maar zo simpel kan het soms dus zijn 🙂 .
